プロジェクトが納期通りに完了しない21の理由と、プロジェクトを遅らせないための12のコツ

こんにちは、ビーズクリエイトの神林です。

昨日でビーズクリエイトの1年が終わり、今日から新しい期が始まりました。ビーズクリエイトは3ヶ月毎に目標が定められ、3ヶ月間その目標に向かって突き進みます。

ある意味、3ヶ月間のプロジェクトと言えるのですが、このプロジェクト管理が難しい！

期の初めは、「よし、このスケジュールならうまくいくぞ！」と思っていても…

後半はなんだか忙しさに追われてしまうのです。

新たな期は、今までよりももっと目標達成したいと思い、改めてプロジェクトについてまとめました。

多くのプロジェクトが計画通りに進まない現実をつくりあげている原因となる21の理由と、遅延を防ぐための12のコツを紹介します。

プロジェクトが納期通りに完了しない21の理由

プロジェクトの遅延は避けたいと思っていても、多くの外部・内部要因が影響して遅れることがあります。

計画・見積もり関連

1. 要件の不明確さ：明確な要件が設定されていないと、プロジェクトの方向性がブレやすくなる。

2. スコープの拡大：進行中のプロジェクトで要求が増加することで、予定が狂ってしまうことがある。
3. 過度なオプティミズム：実際よりも楽観的な見積もりが原因で納期に遅れが出ることがある。
4. 計画の見直しや変更が頻繁に行われる：頻繁な変更はチームのモチベーションを低下させる可能性がある。
5. リスクの見落とし：未予測の問題が途中で発生することで、プロジェクト全体が停滞することがある。

リソース関連

6. リソースの不足：必要な人員や資材が不足すると、計画通りの進行が難しくなる。
7. 人員の変動：キーメンバーの退職や転職などで、プロジェクトの進行が遅れることがある。
8. 適切なツールや技術の不足：作業効率が低下し、遅延の原因となることがある。
9. 競合するプロジェクト：同時進行するプロジェクト間でのリソース競合が遅延の原因となることがある。

コミュニケーション・協力関連

10. コミュニケーションの不足：情報が共有されないことで誤解やミスが生じる可能性がある。
11. 顧客やステークホルダーからのフィードバックの遅れ：適切なタイミングでのフィードバックがないと方向性を見失いやすくなる。
12. 意思決定の遅延：適切なタイミングでの判断が下されないことで、プロジェクト全体が停滞することがある。

技術・品質関連

13. 技術的な問題：新しい技術の導入や既存の技術の問題で、予想以上の時間がかかることがある。
14. 品質の問題：初期の段階での品質確保が不足すると、後段での修正作業が増加する。
15. トレーニングの不足：新しい技術やツールに対する知識やスキルが不足すると、作業効率が低下する。
16. テスト環境の不備：テスト環境が整っていないと、バグの修正や機能の確認に時間がかかる。

外部要因

17. 外部の依存関係：外部のベンダーやサプライヤーとの連携が取れないと、プロジェクト全体が遅れることがある。
18. 組織の方針や環境の変化：組織の上層部の方針変更などで、プロジェクトの進行が停滞することがある。
19. 外部要因（自然災害、経済の変動など）：コントロールできない要因がプロジェクトの進行を遅らせることがある。

組織・チームの文化・動機関連

20. モチベーションの低下：チームメンバーのモチベーションが低下すると、作業効率や品質が低下する。
21. ドキュメンテーションの不足：情報の共有や引き継ぎが難しくなることで、プロジェクトの進行が遅れることがある。

プロジェクトを遅らせないための12のコツ

上記の理由を見て、「もう納期通りに進めるの、無理じゃない…？」と思ったのですが、諦めてはいけません。

遅延のリスクを最小限に抑えるために、事前の対策や心掛けを理解しておきましょう。

1. 明確な要件の定義：プロジェクトの初期段階で要件を明確にすることで、後の混乱を防ぐ。
2. リスク管理の徹底：リスクを事前に特定し、対策を立てることで未然に問題を回避する。
3. 適切なリソースの確保：十分なリソースを計画段階で確保することで、無駄な遅延を防ぐ。
4. コミュニケーションの強化：定期的なミーティングや情報共有の場を設けることで誤解を減少させる。
5. 明確な役割分担：メンバーそれぞれの役割や責任を明確にすることで作業の効率を上げる。
6. 適切なスケジュール管理：計画を頻繁に見直し、進捗をチェックすることで遅延を早期にキャッチする。
7. 品質管理の徹底：品質を確保するための定期的なチェックやレビューを実施する。
8. 適切なトレーニングの実施：メンバーのスキルアップを促進することで、技術的な遅延を防ぐ。
9. 外部との連携を強化：外部のベンダーやステークホルダーとのコミュニケーションを強化する。
10. スコープの管理：スコープの拡大を防ぐための明確なガイドラインを設ける。
11. フィードバックの早期化：フィードバックを早期に取得し、方向性を確認する。
12. 継続的なスキルアップ：チームの知識やスキルの更新を継続的に行うことで、新しい課題に対応する。

まとめ

プロジェクトの内容ごとに遅延の要因は多種多様です。しかし、思い返してみると、共通していることも多いと思います。

そして、少しずつですが、失敗を重ねるに連れて、上手にできるようになってきていることも事実。

すなわち「経験すべし」なのですが…事前にポイントを意識しておくことで、

余裕をもった計画が立てられるかもしれません。なにかひとつでもヒントになれば幸いです。