ITツールの活用・業務改善

GTD（Getting Things Done）：ITツールを使わない生産性向上のための実践ガイド

2023.08.01

ITツールの活用・業務改善

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こんにちは。ビーズクリエイトの神林です。

お陰様でたくさんのお客様にご縁をいただくことができている近頃。

タスクの量も増えてきたので、きちんと整理しないと大変なことになりそうです。

お客様にご迷惑をおかけしないように、昔勉強したGTDについて、再度振り返りの時間を設けました。

GTDを知ってから、タスク管理がかなり楽になりました。正直、小学生のうちから教えてもらいたかったくらい。

ToDoistなどのいろいろなITツールもありますが、なんだかんだアナログツール（ノートとペン、付箋！カレンダー！）が最強な気もしています。

この記事では、GTDとはなにか、その流れ、アナログツールでの運用方法についてまとめてみます。

目次 [非表示]

1. GTDとは
2. GTDの５つの基本ステップ
3. アナログツールでのGTD運用の流れ
4. なぜ、あえてアナログツールなのか

GTDとは

生産性向上の一つの方法として、”Getting Things Done”（GTD）という手法があります。これは生産性コンサルタントのデビッド・アレンによって考案され、彼の著書「Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity」で詳述されています。

このGTDという手法の核心には、リラクゼーションと生産性の関係性があります。アレンは、今手掛けているタスクに集中するためには、頭の中を余計な思考や詳細からクリアにする必要があると指摘しています。この思考をクリアにするための手法としてGTDがあり、信頼できるシステムによってあなたが行うべき全てのタスクを脳みそではなくツールで管理する必要があるのです。

GTDの５つの基本ステップ

このGTD手法は5つの基本ステップで構成されています：

キャプチャ：全てのタスクやアイデア、大きなものから小さなものまで、仕事から個人的なことまで、全てを記録します。
クラリファイ（明確化）：収集した各項目を分析し、何をすべきか決定します。すぐに対応する必要がないものは廃棄、委任、または延期します。
オーガナイズ（整理）：タスクや情報を適切な場所に整理します。これには、カレンダーにリマインダーを設定したり、To-Doリストに項目を追加したり、参照用の情報をファイルしたりします。
リフレクト（反省）：To-Doリストとカレンダーを定期的に見直します。これにより、何も見逃さず、最も重要なタスクに取り組んでいることを確認します。
エンゲージ（行動）：システムを利用してタスクを実行します。

GTDの全体的な目標は、「外部の脳」を作り出し、タスクやアイデア、達成すべき目標を追跡することです。これにより、あなたの頭は全てを覚えておく必要がなくなり、実際のタスクの実行に集中することが可能になります。

アナログツールでのGTD運用の流れ

そして、ITツールを使わずにGTDを実践する方法も存在します。ここでは、それらのステップを具体的な方法と合わせて説明します：

キャプチャ：ノートブックやポストイットなどを使用し、忘れたくない全ての情報を書き留めます。
クラリファイ（明確化）：各タスクを見て、それが何を意味し何をすべきかを考えます。そして、それが具体的な行動を伴うものなのか、参照用に保存するだけの情報なのかを判断します。
オーガナイズ（整理）：各タスクを適切な場所に整理します。行動を伴うものはToDoリストに、特定の日時に紐づいているものはカレンダーに記入し、他人に委託するべきものはその人に伝えるためのリストに書き留めます。
リフレクト（反省）：システム全体を定期的に見直します。ToDoリストを見直し、カレンダーを確認し、未完了のタスクをチェックします。
エンゲージ（行動）：システムに基づいてタスクを実行します。

ITツールを使わずにGTDを実践するためには、以下のリストやファイルが必要です：

収集ツール：タスク、アイデア、情報を記録するためのノートブックやポストイットなど。
ToDoリスト：行動を伴うタスクをリスト化します。このリストはプロジェクトリストや次のアクションリストなどに細分化されることもあります。
プロジェクトリスト：複数のステップを要する大きなタスクをリスト化します。
次のアクションリスト：すぐに実行すべき具体的なタスクをリスト化します。
待っているリスト：他人に依存するタスクや、特定の日時まで待つ必要があるタスクをリスト化します。
カレンダー：特定の日付や時間に紐づけられたタスクを記録します。
リファレンスファイル：すぐに行動を必要としない情報を保存します。
ソムデイ/メイビーリスト：将来的にやりたいが、今すぐには行動を起こすことができないタスクやアイデアをリスト化します。

これらのリストとファイルを適切に管理することで、タスクの追跡、情報の整理、そして生産性の向上が可能になります。全体的に、GTDは情報を整理し、タスクを追跡するための信頼できる外部システムを作ることについてのものであり、ITツールを使わない場合でも、このシステムはノートブック、カレンダー、ファイルなどを活用することで機能します。