【5分でわかるざっくり解説】ChatWorkアシスタントの評判と上手に使うコツ！
こんにちは、ビーズクリエイトの神林です。
本日は噂のオンラインアシスタントサービス「ChatWorkアシスタント」を実際に使ってみての使い方のコツや感想、評判などをまとめました。
個人的には導入して大満足のサービスです。
使ってみて、もっと上手に使いこなすためのポイントも見えてきましたので、導入をご検討の方は参考にしていただければと思います！ChatWorkアシスタントのご担当者さんのお話ですと、問い合わせがどんどん増えているみたいで、大好評のようですよ！
はじめに：ChatWorkアシスタントとは？
月に10時間から必要なタイミングで必要な分だけ面倒な作業をChatworkで依頼できる！
↑本記事執筆時点2023/04/24での、ChatWorkアシスタントさんの公式サイトのキャッチフレーズです。
ChatWorkアシスタントは、ChatWork株式会社さんが提供するオンラインアシスタントサービスで、上記のキャッチフレーズのとおり面倒な作業をChatWorkで依頼できることが特徴的なサービスです。
既に、ChatWorkを普段の業務で利用されている方ならイメージが沸くかと思いますが、ChatWork上で作業を依頼できるアシスタントサービスですね。
使ってみてのイメージですが、リモートワークしている別の場所で働いているチームメイトに「これお願い」って感じで依頼している感じです。とても使い勝手が良いですね。
前提：私の課題
私の課題として、本来私が本領発揮できる業務と、そうでない業務があり、そうでない業務に割く時間がもったいない！ということが課題でした。本領発揮できる業務に割く時間が増えれば、より成果もあげられ、結果私のお客様に還元できます。
そのため、かねてから「そうでない業務」をアウトソーシングしたいと考えていたところ、このようなサービスを知り、上司に提案したところ決済を得ることができました。
ChatWorkアシスタントで依頼できる業務の種類
これがかなりすごくて、よくある事務代行サービスよりも、依頼できる業務の範囲が広いです。
公式サイトにはこのように記載されています。
経理
仕訳
経理記帳
請求書・領収書発行
請求/支払い処理
入金確認/消し込み
紙伝票データ化
総務
備品管理
郵便物対応
健康診断手配
受電代行
労務
経費精算
勤怠管理
給与計算
入社手続き
年末調整
営業
アポ代行
日程調整
資料作成
見積書作成
納品書作成
Web制作
HP制作
Webサイト更新
ライティング
バナー作成
チラシ作成
動画編集
秘書
メール対応
受電代行
スケジュール調整
会食手配
出張手配
採用
求人票作成
スカウトメール対応
面談調整
合否連絡
雇用契約書作成
その他
データ入力
データ整備
各種リサーチ
相見積もり
翻訳
文字起こし
そして、上記の業務を組み合わせて、月間10時間から依頼できるというのがポイントです。
依頼する会社の状況に合わせて、
今月は「経理記帳を7時間、バナー作成を3時間」、
経理のスタッフが充足したから、今月からは「データ入力6時間、チラシ作成4時間」
のような形でそのときそのときにあわせて業務を組みあわせることができます。
イメージとしては「ビュッフェ」ですね。
そのときそのときのお腹の好き具合、食べたいものにあわせて、たくさんのメニューの中から選べる感じです。
そもそも、ChatWorkとは
ChatWorkをご利用されたことのない方のために簡単にご紹介しますが、ChatWork株式会社が運営するチャットツールで、当社も社内コミュニケーション及び社外コミュニケーションに積極的に利用しています。ビジネス版LINEのようなものですね。
仕事のカテゴリや範囲に応じて「グループチャット」を作成でき、必要なプロジェクトに必要なメンバーだけを招待でき、その中でコミュニケーションができます。
そのグループチャットには、プロジェクトの過去から今までの履歴が全て残っているので、情報の共有性も非常に高いと思います。メールのように、履歴が追いにくいことなどありませんよね。
人は大半の時間を「捜し物」に費やしていると聞いたことがあります。
特に、これからのAI時代において情報を社内にどのように格納していくか（情報の格納リテラシー）が求められていくと思います。（それはまた別の話になりますね）
ChatWorkのようなグループチャット機能を導入している企業とそうでない企業では、コミュニケーションのスピードが圧倒的に違うなと感じます。
もちろん、質の部分では対面コミュニケーションはまだまだ必要ですね。
要は使い分けかと思います。
このようなグループチャットを利用している企業にとって、メインのコミュニケーションツール以外でのコミュニケーションというのは少々手間がかかります。
ChatWorkをメインのコミュニケーションツールとして利用している企業にとって、ChatWorkで業務依頼ができるというのは、コミュニケーションコストが限りなく低く、そういった点もChatWorkアシスタントが選ばれる点なんでしょうね。
ChatWorkアシスタントを導入して実感したこと
依頼のストレスが限りなく低い
前述しましたが、ChatWorkで普段社内で業務のやりとりをするような感覚で、依頼ができることが良いと感じます。初めておつきあいする業者さんではあるものの、業務依頼開始までの時間やストレスが限りなく低かったです。
ChatWorkというツールを使うことはもちろんですが、対応されるスタッフの方はそれぞれの専門業務のスペシャリストさんですから、１言えば１０理解してくれる（ちょっと言い過ぎ？でもそんな感じ）んですね。
基本的な業務の概念を教える必要はなく、今やっている業務を伝えれば吸収してくれるので、非常に依頼は楽でした。
レスが早い
基本的にはその日のうちにレスしてくれました。急な依頼などもできる限り善処してくれる姿勢には有り難かったです。（が、基本的には１営業日〜くらいのスピード感でいる必要があります。）
依頼できる幅が広い
仕事の種類ということもそうですが、「こんな管理ツールを作りたいんだけど」という感じの依頼も、素案を作ってくれたりと、やりたいことを伝えたらある程度提案してくれるのは有り難かったです。（社内でChatWorkアシスタントさんへ依頼した業務の内訳を管理する資料の作成が必要になり、それの作成も依頼し対応してもらうことができました）
多少のことなら考える業務も依頼できたのが有り難かったです。（しかし、基本的にはマニュアル化できる定常業務の依頼がメインとなりそうです）
ChatWorkアシスタントのプラン・価格
気になるプランは、次の２つを決めればOKです。
①１ヶ月あたりの業務依頼時間（10時間単位）
②契約期間
①１ヶ月あたりの業務依頼時間（10時間単位）
基本的なサービスは10時間が最小単位のようです。あとは、依頼が必要な業務時間数に応じて、20時間なのか、30時間なのか増やしていくようになっています。
今の所、20時間になっても30時間になってもボリュームディスカウントは無いようです。
②契約期間
最小1ヶ月、最長1年でとなっています。
その後もお互いに契約解除の意思がなければ、自動更新もできるようです。
一度に契約する期間に応じて、料金が変わってきます。
1ヶ月契約10時間：47,000円〜
3ヶ月契約10時間：45,000円〜
6ヶ月契約10時間：40,000円〜
12ヶ月契約10時間：35,000円〜
※上記は記事執筆時点（2023/04/24）での公式サイトに記載の金額です。
※上記が基本単位で、時間数に応じて×２、×３となるようです。
※金額が〜となっているのは、求められる業務の内容と品質によっては上がることもあるようですが、殆どの場合記載料金で収まるということでした。
※その他オーダーメイドのカスタムプランというものがあるようです。
ChatWorkアシスタントを上手に活用するために必要なこと
必須では有りませんが、導入後すぐにChatWorkアシスタントを上手に活用するために必要なことがいくつかあります。
依頼する仕事を棚卸しして、依頼する時間を設けること
当たり前ですが、依頼するには依頼内容を説明する時間が必要です。
そのため、最初は少し工数がかかります。しかし、１から業務マニュアルを作る必要はなく、（業務量にもよりますが）３０分程度のWEB小ミーティングを設置し、実際の業務を画面共有で説明すればOKです。
許可をした上で、説明中の動画も撮られるようですので、何度も同じことを説明する必要もありません。
何度も繰り返す業務については、一度依頼してしまえばその後は依頼内容だけチャットで依頼すれば対応してもらえるので、最初頑張ってしまえばそれは資産になると思いました。
（私が言うのもなんですが、従業員の場合はせっかく業務を覚えても、退職リスクがあると思います）
品質チェックするための工夫をする
これは必須では有りませんが、やってみて思ったことです。
やっていただいた業務を、ノールックで提出したり完成させるのは辞めたほうが良いです。（ChatWorkアシスタントさんのクオリティということではなく、あくまでも主体は【自分である】ということから。万が一ミスがあったときの責任の所在は自分です。）
そのため、作業後のチェック業務が楽になる工夫も、付随して依頼すると良いと思いました。
例えば、対応結果のスクリーンショットを取って添付してもらうとか、チェックリストを作ってもらって、提出してもらうとかです！
そもそも、やらなくて良い業務は辞めるようにする
忙しい忙しいと言っている場合、もしかすると不要な業務に忙殺されていることもあるかもしれません。業務を外部委託するとなったときに、そもそもその業務が必要なのかという見極めをしても良いと思います。（それが本来の業務改善）
しかし、そういった「ふと立ち止まる時間」を設けるためにも、一旦は忙しいあなたから業務を奪い去ることも必要です。
そのため、一度ChatWorkアシスタントさんに依頼はしますが、同時に「根本的な業務改善」をすることも考えたほうがいいでしょう。
まとめ：ChatWorkアシスタントを使ってみての総評
簡単ですが、ChatWorkアシスタントを使ってみての感想やポイントなどを記載してみました。まだまだ使い始めて日は浅いですが、業務を外部委託することによるメリットを感じ始めています。
単純に時給換算すると、なかなか高い時給だと思われている方もいるかと思いますが、その時その時のニーズに応じて何でも対応できるスーパー人材を採用したり教育するコストに比べたら安いのでは？と思っています。
私自身は、この仕組を使って、私を含めた当社の従業員がより本領発揮できる環境が作れたらなと思っています。
従業員ひとりひとりが輝ける環境をつくるのも、これからの人材不足の時代に必要なことだと思います。
そして、最終的には、私自身はひたすらにお客様とお話する人になりたい。笑
そこが一番価値を提供できることだと思うからです。
というわけで、ビーズクリエイトでは一緒に働くメンバーを募集しています！（唐突）
ご興味ある方は当社採用サイトを御覧ください。
定期的に会社説明会を開催していますので、お気軽にご参加いただけましたら幸いです。
