マーケティング事業部 ・管理チームの業務内容とは？

こんにちは、マーケティング事業部の藤巻です。
部署移動から早いもので２ヵ月が経過しました。
私の所属はマーケティング事業部
・管理チーム（主にビーズクリエイトの業務）
・コンシューマーマーケティングG（主にノウキナビの業務）
の２事業部の兼任です。

移動から最初の１ヵ月は、引き継ぐ業務のレクチャーを受けながら、一人で業務を行っても困らないよう、マニュアルを作成したり業務フローに手を加える作業を繰り返しました。
マニュアル作成はなるべくスクショして視覚的に操作の手順を残し、私以外の人が見ても業務が行えるか？を意識して作成しました。
最近はまだ試行錯誤はするものの、なんとか業務をこなせる様になってきました。

今回は「管理チーム」はどんな業務を行っているのかご紹介しようと思います。

【都度】日々の業務

Reformaというシステムを使い案件ごとの登録作業
・原価（発注・仕入の処理をする）
・新規契約・契約更新・公開・公開月変更・解約（業務フローが回ってきたタイミング）

業績管理表の更新
案件の管理表です。発生したタイミングで入力し、見込→確定→済とオンタイムで状況を更新していきます。

制作案件進捗の管理
どの案件は、”いつ公開予定”かを把握し、公開延期や前倒しなど変更があった場合には「Reforma」と「業績管理表」のランニング費用の請求開始月の変更などを行います。

【週次業務】

見込変動費分析
毎週末に一週間の変動を確認し上司へ報告します。
また、「公開月＝請求開始月」となるため、公開月が予定より遅れそうな場合＝見込請求開始月が遅れるという事になるので、そのような情報も共有します。

【月次業務】

請求書と業績管理表のチェック
クライアント様へ送る20日締や月末締の請求書が回ってきたら、「業績管理表」と「請求書」に相違がないかチェックをします。

Reformaの締作業
・請求登録、売上登録処理
（この処理を行わないと、経理側で売掛金の消込作業ができません）
・労務費の登録・配賦処理

Reforma警告確認
・発注・仕入れチェック（原価として入力されている項目が仕入予定日を過ぎても「発注未登録」だと警告が出るため、見積や請求書がきているか確認し、発注・仕入登録を行う）
・支払請求書チェック
・支払入力

契約期間の確認
・契約終了案件を確認してフローを流す
（サービスは基本2年契約なので、契約期間がいつ満了するのかを把握し、契約満了が近づいたクライアントへ更新の有無の確認をしてもらう様、担当者へ共有する）
・年一（SSLなど）更新で請求漏れがないか確認

さいごに

管理チームの業務について大まかにですがご紹介いたしましたが、なんだか分かりづらい内容だったかもしれません。
私自身も業務内容を把握するのにちょっと大変でした。
分からない時は、質問の要点はできる限りまとめて「ここがよく分かりません」と伝え、都度質問しました。遠慮していては、後々自分が困るだけですもんね。

次回は「コンシューマーマーケティングG」業務の内容をお伝えできればと思います。

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