ビーズクリエイトの日々

仕事を効率化するならシングルタスク化しよう

2022.03.05

ビーズクリエイトの日々, 働き方

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ビーズクリエイトの伊藤です。
仕事が多すぎて渋滞することはないでしょうか？　私はしょっちゅうしてます。
そんな時の効率化の手法としてシングルタスクでこなす方法がオススメです。

目次 [非表示]

1. 人間はマルチタスクができない
2. シングルタスク化するための方法
- 2.1. とにかく現状を書き出す
- 2.2. 書き出したら分類分け
3. 分類したら一つずつ片付ける

人間はマルチタスクができない

世間ではマルチタスクができる人間がいる、マルチタスク人間になろうといった論調もありますが、そういったものは一旦置いておきましょう。
効率が良いように聞こえますが、おそらく想像しているような快適さではありません。
研究によって、人間は作業などに集中するまで平均で23分程度掛かると言われています。

I Done This Blog：How Distractions At Work Take Up More Time Than You Think
http://blog.idonethis.com/distractions-at-work/

一つの物事へ集中するのに23分も掛かるのに、マルチタスクが出来ると思えるでしょうか？　私は無理だと思います。
じゃあシングルタスクしかないのか……と悲観することはありません。
やり方を整備すればシングルタスクで仕事のスピードを上げることが出来ます。

シングルタスク化するための方法

とにかく現状を書き出す

忙しくなると物事を覚えておいてとにかく手を動かすことを優先しがちですが、頭の中にだけやることリストがあると後で自分が苦しみます。
何故なら人は忘れるからです。一旦忘れてしまうと、スタートからどこまでやったかを思い出す時間が発生し、これがまた時間を食います。

書き出すことで忘れてもいいようになって脳のリソースに空きが生まれ、書き出して文字になっているので見返しと客観視がしやすくなります。
書き出す時はToDoリストみたいな形でOK。私は以前紹介したJootoを使っています。

Jootoだとこんな感じに顧客または仕事ごとに枠を作って、更にその中にチェックリストを作ることが出来ます。
リスト化できればチェックで埋めていけるので仕事ごとの進捗状況の把握もしやすくなります。

書き出したら分類分け

とにかく書き出すのが第一です。10分で終わらない仕事なら、仕事が入るたびに書き出すくらいの感覚でいいです。
書き出したら個人の基準でいいので、大まかに以下のような分類分けがオススメです。

　１．仕事の優先度
　２．作業に必要なまとまった時間
　３．他の仕事に連動する仕事

振り分ける順番は1→2→3がおすすめ。優先度の割り振りはざっくり高・中・低でOK。
優先度：高のなかに1つ終わらせるのに数十分から数日の幅の色々な仕事があれば、それらの仕事ごとに優先順位を1、2、3……と順番をつけます。
この辺りは主観でいいです。先に細かい仕事をまとめて片付けたい、あるいはその逆と人によってモチベーションの上がる進め方があるはずです。

3は人によってはちょっと振り分けが難しいかもしれません。Aの仕事を終わらせないとBの仕事が始められないなどがあるので、この辺りも最初は感覚的に振り分けで構いません。
振り分けも何回かやれば自分なりのパフォーマンスの出しやすい振り分け方が身につきます。

分類したら一つずつ片付ける

これで分類分けができたので、何から手を付ければいいか明確になったと思います。
ここからはひたすら一つずつ仕事を片付けるだけです。これが意外と重要です。

仕事は終わらせないといつまでも自分の中に強く残ります。
片付かない限り、自分の脳みそが忘れてくれません。結局そのせいで余計にリソースを喰って他の仕事の効率を落とします。
だから、理想を言えば一つの仕事は100％の進捗になるまで集中してやりきってから、次の仕事へ移ってまた100％を目指す動き方ができれば望ましいです。

以上、仕事のシングルタスク化でした。
仕事自体に起伏があったり、人ごとで捉え方・楽しみ方があった方がモチベーションのある仕事ができるという見方は私も賛成ですが、『仕事の進行』そのものについては起伏もドラマティックさもいらないと思います。

進行部分を平坦化することは楽しみを損なうのではなく、自分が他の部分により有益にリソースを振り分けるチャンスを増やすことになります。
仕組み化もやりすぎると自分の首を締めますが……本記事は個人向けの内容なので実践しても影響力は自分単位です。
さぁ、もっと仕事を楽にしましょう。

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